Algunos
de los cambios que ocurren en las empresas de negocios debido a las inversiones
en nueva tecnología de la información (TI) no se pueden prever y generan
resultados que tal vez cumplan o no sus expectativas.
Qué
es una organización?
Una organización
es una estructura social formal y estable, que toma los recursos del entorno y
los procesa
para producir salidas. El
capital y la mano de obra son los factores primarios de producción
proporcionados por el entorno. La organización (empresa) transforma estas
entradas en productos y servicios en una función de producción. Los entornos
consumen los productos y servicios a cambio del suministro de entradas.
Los
sistemas de información y las organizaciones influyen entre sí. Los gerentes
crean sistemas de información
para dar servicio a los intereses de la empresa de negocios. Al mismo tiempo,
la organización debe estar consciente y abierta a las influencias de los
sistemas de información, para beneficiarse de las nuevas tecnologías.La
interacción entre la tecnología de la información y las organizaciones es
compleja y se ve influenciada por muchos factores mediadores, incluyendo la
estructura de la organización, los procesos de negocios,
la política, la cultura, el entorno a su alrededor y las decisiones
gerenciales.
Todas las organizaciones modernas tienen
ciertas características. Son burocracias
con divisiones bien definidas de la mano de obra y la especialización que
ordenan a los especialistas en una jerarquía de autoridad, en donde todos
tienen que rendirle cuentas a alguien y la autoridad se limita a las acciones
específicas gobernadas por reglas o procedimientos abstractos.
Estas reglas crean un sistema imparcial y
universal de toma de decisiones. Las organizaciones tratan de contratar y
promover a los empleados en base a sus cualidades técnicas y profesionalismo
(no a sus conexiones personales). La organización se ocupa del principio de la
eficiencia: maximizar la salida mediante el uso de entradas limitadas.
Otras características de las organizaciones es
que incluyen
sus procesos de negocios, la cultura y las políticas organizacionales, los
entornos que las rodean, su estructura, objetivos, circunscripciones y estilos
de liderazgo. Todas estas características afectan los tipos de sistemas de
información que utilizan las organizaciones.
Rutinas
y
procesos de negocios
Todas las organizaciones, entre ellas las
empresas de negocios, se vuelven muy eficientes con el tiempo debido a que los
individuos en la empresa desarrollan rutinas para producir bienes y servicios.
Las rutinas —conocidas algunas veces como procedimientos estándar de operación—
son reglas, procedimientos y prácticas precisas que se han desarrollado para
lidiar con casi todas las situaciones esperadas.
A medida
que los empleados aprenden estas rutinas, se vuelven muy productivos y
eficientes, y la empresa puede reducir sus costos con el tiempo, a medida que
aumenta la eficiencia. Por ejemplo, los
archivos de un paciente cuando visita a su doctor.
Políticas
organizacionales
Las personas
en las organizaciones ocupan distintos puestos con diferentes especialidades,
problemas y perspectivas. Como resultado, es natural que tengan puntos de vista
divergentes en cuanto a la forma en que se deben distribuir los recursos, las
recompensas y los castigos. Estas diferencias importan tanto a los gerentes
como a los empleados, y provocan una lucha política por los recursos,
competencia y conflictos dentro de toda organización.
La resistencia
política es una de las grandes dificultades de provocar un cambio
organizacional: en particular, el desarrollo de nuevos sistemas de información.
Casi todas las inversiones grandes en sistemas de información que realiza una
empresa y que provocan cambios considerables en la estrategia, los objetivos de
negocios, los procesos de negocios y los procedimientos se vuelven eventos con
carga política.
Es la unión de normas, hábitos y
valores que de una forma u otra, son compartidos por las personas y/o grupos
que dan forma a una institución, y que a su vez son capaces de controlar la
forma en la que interactúan con el propio entorno y entre ellos mismos. Es decir,
el comportamiento de la empresa dependerá de la forma en la que se apliquen
unas normas u otras por parte de sus integrantes.
La cultura organizacional es una
poderosa fuerza unificadora que restringe el conflicto político y promueve la
comprensión común, el acuerdo sobre los procedimientos y las prácticas comunes.Al mismo tiempo, la cultura
organizacional es una poderosa limitación sobre el cambio, en especial
tecnológico.Por lo general, cualquier cambio
tecnológico que amenace las suposiciones culturales comunes se enfrenta a una
resistencia considerable. Sin embargo, hay veces en que la única forma
razonable de que una empresa avance es emplear una nueva tecnología que se
oponga de manera directa a una cultura organizacional existente. Cuando esto
ocurre, es común que la tecnología se estanque mientras la cultura se ajusta
con lentitud.
Entornos
organizacionales
Las organizaciones residen en
entornos de los que obtienen recursos y a los que suministran bienes
y servicios. Éstas tienen una relación recíproca con los entornos. Por una
parte, las organizaciones están abiertas a, y dependen de, el entorno social y
físico que las rodea. Sin recursos humanos y financieros —personas dispuestas a
trabajar de manera confiable y consistente por un sueldo o ingreso fijo
proveniente de los clientes— las organizaciones no podrían existir.Ellas deben responder a las leyes y
otros requerimientos impuestos por el gobierno, así como a las acciones de los
clientes y competidores. Por otra parte, las organizaciones pueden influir en
sus entornos.
Los sistemas de información son
instrumentos clave para la exploración ambiental, que ayuda a los gerentes a
identificar los cambios externos que podrían requerir una respuesta de la
organización. Por lo general los entornos cambian con mucha más rapidez que las
organizaciones. Las nuevas tecnologías, los nuevos productos, además de los
gustos y valores cambiantes del público (muchos de los cuales producen nuevas
regulaciones gubernamentales) ejercen presión sobre la cultura, las políticas y
las personas de una organización.
La mayoría de las organizaciones
son incapaces de adaptarse a un entorno que cambia con rapidez. La inercia
integrada a los procedimientos estándar de operación de una empresa, el
conflicto político generado por los cambios en el orden existente y la amenaza
para los valores culturales muy controlados, son factores que impiden que las
organizaciones realicen cambios considerables. Las empresas jóvenes por lo
general carecen de los recursos para sostener incluso periodos cortos de
tiempos problemáticos.
La
tecnología perjudicial
Tecnologías perjudiciales: puestas
en práctica. Algunas veces surge una tecnología con innovaciones que cambian de
manera radical el panorama de los negocios y su entorno (Christensen, 2003). Las tecnologías perjudiciales son
productos sustitutos que tienen el mismo desempeño o incluso mejor (a menudo
superior) que cualquier articulo que se produzca en la actualidad.
En estos casos, industrias
completas quedan en quiebra, en otros, las tecnologías perjudiciales tan sólo
extienden el mercado, por lo general con menos funcionalidad y mucho menos
costo, que los productos existentes.
En un momento dado se convierten en
competidores de bajo costo para lo que se vendía antes.Algunas empresas son capaces de
crear estas tecnologías y participar en ellas para obtener ganancias; otras
aprenden rápido y adaptan sus negocios; otras más quedan arrasadas debido a que
sus productos, servicios y modelos de negocios se vuelven obsoletos.
Estructura
organizacional
Todas
las organizaciones tienen una estructura o forma. La clasificación de Mintzberg, que
se describe en la tabla 3-2, identifica cinco tipos de estructura
organizacional.
Otras características organizacionales
Las
organizaciones tienen metas y utilizan distintos medios para lograrlas. Algunas
establecen objetivos coactivos (por ejemplo, las prisiones); otras, utilitarios
(las empresas de negocios). Existen también otras con metas normativas
(universidades, grupos religiosos).
IMPACTO
DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
IMPACTO
DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
SOBRE LAS ORGANIZACIONES Y EMPRESAS DE
NEGOCIOS
Los
sistemas de información se han convertido en herramientas integrales en línea e
interactivas, muy involucradas en las operaciones minuto a minuto y en el
proceso de toma de decisiones de las grandes organizaciones.
IMPACTOS
ECONÓMICOS
Desde
el punto de vista de la economía, la TI cambia tanto los costos relativos del
capital como los de la información. La tecnología de los sistemas de
información se puede ver como un factor de producción sustituible por capital y
mano de obra tradicionales. A medida que disminuye el costo de la tecnología de
la información, se sustituye la mano de obra, que a través de la historia ha
sido un costo que se eleva.
La TI
también afecta de manera obvia al costo y la calidad de la información, además
de cambiar su economía. La tecnología de la información ayuda a las empresas a
contraer su tamaño, ya que puede reducir los costos de las transacciones: que
son en los que incurre una empresa al comprar en el mercado lo que no puede
fabricar por sí misma.
La
tecnología de la información, en especial el uso de las redes, puede ayudar a
las empresas a reducir el costo de participación en el mercado (costos de
transacción), lo cual hace que valga la pena para las empresas realizar
contratos con proveedores externos en vez de usar recursos internos.
Organizaciones postindustriales
Las
teorías postindustriales que se basan más en la historia y la sociología que en
la economía, estas
también
apoyan la noción de que la TI debe aplanar las jerarquías. En las sociedades
postindustriales, la autoridad depende cada vez más en el conocimiento y la
competencia, y no simplemente en las posiciones formales.
Por
ende, la forma de las organizaciones se aplana debido a que los trabajadores
profesionales tienden a administrarse por su cuenta, y la toma de decisiones se
debe volver menos centralizada a medida que el conocimiento y la información se
esparcen más por toda la empresa (Drucker, 1988).
La
Red de Calidad
La red de calidad es un sistema en
red que puedes sincronizar las cadenas de valor de los socios de negocios
dentro de una industria para responder con rapidez a los cambios en la oferta y
demanda.
Sinergias
La
idea de las sinergias es que, cuando se puede utilizar la salida de algunas
unidades como entrada para otras, o cuando dos organizaciones juntan mercados y
experiencia, estas relaciones reducen los costos y generan ganancias.Un
uso de las tecnologías de la información en estas situaciones de sinergia es
enlazar las operaciones de distintas unidades de negocios, de modo que pueda
actuar como un todo.
